Cerca de 17 toneladas de documentos estão sendo transferidas, desde esta segunda-feira (30), de um imóvel alugado na Rua Sidônia, no Bairro Canaã, para um depósito no térreo da Câmara Municipal de Ipatinga. São documentos referentes a prestações de contas da Prefeitura de Ipatinga desde 1965, um ano após a emancipação da cidade, além de alguns livros, boletins jurídicos e outros papéis de extrema importância para o município. Um dos benefícios da transferência é a eliminação do valor pago pela locação.

Mas o presidente da Câmara, vereador Nilton Manoel (PMDB), vê nesta transferência ganhos para a Câmara Municipal que vão bem além de economia com o dinheiro do contribuinte. “Devidamente alocados aqui no depósito da Câmara, o risco de extravio destes documentos cai consideravelmente. Temos seguranças da Câmara aqui. Existe, sim, uma economia para os cofres públicos, mas ela é visível em uma série de ações que a Câmara tem priorizado. A questão principal é a segurança destes documentos, pois o mais importante é proteger a história da vida de Ipatinga, que está dentro destas caixas”, declarou o vereador.

Agilidade
O Gerente de Informações Técnicas do legislativo, Robert Gomes Souza, destacou outra vantagem da presença destes importantes documentos dentro do prédio da Câmara Municipal: velocidade. “São documentos de prestações de contas, e ficavam em outro bairro. Para verificar qualquer coisa, tinha que pegar um carro, ir, encontrar o documento e voltar. Tendo este arquivo aqui, o controle fica mais fácil, e o acesso mais simples”, observa Robert.

Os documentos ficavam em um imóvel alugado pela Câmara no Bairro Canaã. O transporte do arquivo começou nesta segunda-feira (30), com a utilização de dois caminhões. Nesta terça (1º), mais dois caminhões de documentos são esperados na Câmara, finalizando assim a transferência.

Arquivo morto

Documentos do chamado arquivo morto geralmente ocupam grande espaço nas repartições, principalmente quando se tratam de órgãos públicos. São aqueles que não são usados corriqueiramente, mas devem ser preservados para consulta a qualquer tempo, sendo então guardados num compartimento especial. Se por acaso alguém necessitar rever estes documentos novamente eles serão desarquivados e apresentados. No caso processual, existe na verdade o arquivo provisório e o permanente; depende da situação atual do processo. É necessário ver os autos para dar informação mais detalhada.